Compartir información profesional con otras personas a veces es complicado. Especialmente cuando los ritmos aumentan y se siente la presión, puede ser difícil hacerse entender y asegurarse de que todos entiendan lo que se debe hacer.
Quienes están al frente de una actividad comercial no siempre tienen tiempo para ser precisos en la comunicación. En los aspectos más destacados de un proyecto y durante los momentos difíciles, cualquier cosa puede pasar. A veces son los empleados los que no entienden o no quieren ejecutar las órdenes que vienen de los jefes, mientras que otras veces es la dirección la que funciona mal desde el punto de vista de la comunicación.
A menudo, hay demasiada información acumulada y tantas cosas que hacer en el menor tiempo posible. Esto es cierto en el caso de presentaciones de empresas o durante eventos de la industria, en reuniones diarias, al redactar artículos informativos y en comunicaciones privadas.
En todos estos casos es bueno que todo profesional sepa eliminar o minimizar malentendidos, desnatar información y datos según sea necesario, evitar perder información y tiempo, para poder concentrarse en lograr los objetivos de la empresa.
De hecho, filtrar información puede significar varias cosas según el contexto y el contenido.
Filtros personales y profesionales
Puede ser el más claro, elocuente y agradable de los comunicadores y no ser entendido.
¿Por qué diablos alguien que habla y explica bien las cosas puede ser malinterpretado?
Todo lo que decimos, hacemos y no decimos y hacemos comunica algo. Incluso los movimientos de nuestro cuerpo comunican algo a quien sabe interpretarlos.
Todo esto hace que cada persona tenga filtros y cambie la forma en que percibe lo que se le dice.
Un buen comunicador debe entender cómo y cuándo comunicar un mensaje, modificándolo según el tipo de persona o grupo de personas que tendrá que escucharlo.
En el campo profesional, puede significar no ser demasiado incisivo al distribuir una tarea a quienes tendrán que realizarla por primera vez, aunque conozcan los métodos para completarla.
No puede ser demasiado duro con alguien que solo se ha unido a su equipo por unas pocas semanas.
Y si crees que un profesional no debería tener filtros, pues recuerda que un profesional sigue siendo un ser humano.
omisiones
¿Estás preparando una presentación para un público específico?
Es posible que deba omitir alguna información, palabras o términos de su presentación.
Es posible que se encuentre en la posición de tener que eliminar páginas PDF del documento que ha preparado.
Si necesita eliminar o extraer páginas PDF, puede hacerlo utilizando Adobe Acrobat en línea de la manera más segura, rápida y sencilla posible.
¿Para qué podría ser?
Es posible que tenga lista una presentación utilizada anteriormente y desee reajustarla para la nueva ocasión.
Cuando hay demasiada información, las menos importantes deben dejarse de lado.
Distribuir tareas
Piensa cuidadosamente.
Parte de la información que cree que necesita comunicar puede estar delegando en otra persona.
En este caso, solo necesita averiguar qué persona tiene el rol ideal para cada tipo específico de información.
Filtrar la información también significa poder distribuirla en varios niveles, para no perder piezas y darle a cada uno el peso adecuado, asignando una persona para que las comunique de manera adecuada.
Resumir
El resumen es un ejercicio escolar muy útil.
Ayuda desde una edad temprana a minimizar la cantidad de información para poder aprovecharla al máximo, ayudando a la mente a memorizarla y utilizarla con mayor facilidad.
Cuando recibe instrucciones para hacer directamente o necesita distribuir, resumir en pocas palabras es la mejor manera de hacer que todo sea más fácil de entender.
Hay herramientas que se pueden usar en línea que se ocupan de resumir el texto escrito en la sección específica. Uno de estos se llama Resoomer y está destinado a ayudar a minimizar cualquier cosa dentro de un texto que no sea útil para su comprensión.
El resumen es una de las herramientas de filtrado de información más potentes que se pueden utilizar, tanto en la vida privada como en la profesional.
Enfoca la lente
¿Cuál es el fin último de la comunicación?
Al centrarse en lo que quiere lograr al comunicar la información, se vuelve más fácil lograr el objetivo principal.
Para filtrar la información de manera efectiva, es necesario mantener un cierto entusiasmo en la comunicación y, al mismo tiempo, comunicar con el objetivo de la gestión en mente.
Separar las emociones de la información es una técnica de filtrado muy eficaz.
conclusión
A veces es difícil transferir información de la alta dirección a otros equipos.
Puedes sentir tensión y ansiedad por la posibilidad de error, pero también tienes que observar las cosas con atención.
En general, siempre es bueno abstenerse de comentar la información o mensaje a comunicar, limitándose a buscar la mejor forma y momento para la comunicación.
