Partager des informations professionnelles avec d'autres personnes est parfois compliqué. Surtout quand les rythmes augmentent et que la pression se fait sentir, il peut devenir difficile de se faire comprendre et de s'assurer que tout le monde comprend ce qu'il faut faire.
Les responsables d'une activité commerciale n'ont pas toujours le temps d'être précis dans la communication. Dans les temps forts d'un projet et dans les moments difficiles, tout peut arriver. Parfois ce sont les employés qui ne comprennent pas ou ne veulent pas exécuter les commandes qui viennent des managers, alors que d'autres fois c'est la direction qui fonctionne mal du point de vue de la communication.
Souvent, il y a trop d'informations qui s'accumulent et tellement de choses à faire dans les plus brefs délais. Cela est vrai dans le cas de présentations d'entreprises ou lors d'événements de l'industrie, lors de réunions quotidiennes, lors de la rédaction d'articles d'information et dans la communication privée.
Dans tous ces cas, il est bon que chaque professionnel sache éliminer ou minimiser les malentendus, écrémer les informations et les données au besoin, éviter de perdre des informations et du temps, afin de pouvoir se concentrer sur l'atteinte des objectifs de l'entreprise.
En fait, le filtrage des informations peut signifier plusieurs choses en fonction du contexte et du contenu.
Filtres personnels et professionnels
Vous pouvez être le plus clair, le plus éloquent et le plus agréable des communicateurs et ne pas être compris.
Pourquoi diable quelqu'un qui parle et explique bien les choses pourrait-il être mal compris ?
Tout ce que nous disons, faisons et ne disons pas et faisons communique quelque chose. Même nos mouvements corporels communiquent quelque chose à ceux qui savent les interpréter.
Tout cela signifie que chacun a des filtres et qu'il change sa façon de percevoir ce qu'on lui dit.
Un bon communicateur doit comprendre comment et quand communiquer un message, en le modifiant selon le type de personne ou de groupe de personnes qui devra l'écouter.
Dans le domaine professionnel, cela peut signifier ne pas être trop incisif dans la répartition d'une tâche à ceux qui auront à l'accomplir pour la première fois, même s'ils connaissent les méthodes pour la mener à bien.
Vous ne pouvez pas être trop dur avec quelqu'un qui n'a rejoint votre équipe que depuis quelques semaines.
Et si vous pensez qu'un professionnel ne devrait pas avoir de filtres, eh bien rappelez-vous qu'un professionnel reste un être humain.
Omissions
Vous préparez une présentation pour un public spécifique ?
Vous devrez peut-être omettre certaines informations, mots ou termes de votre présentation.
Vous pouvez vous retrouver dans la position de devoir supprimer des pages PDF du document que vous avez préparé.
Si vous avez besoin de supprimer ou d'extraire des pages PDF, vous pouvez le faire en utilisant Adobe Acrobat en ligne de la manière la plus sûre, la plus rapide et la plus simple possible.
A quoi cela pourrait-il servir ?
Vous avez peut-être une présentation déjà utilisée et souhaitez la réajuster pour la nouvelle occasion.
Lorsqu'il y a trop d'informations, il faut mettre de côté les moins importantes.
Répartir les tâches
Réfléchissez bien.
Certaines des informations que vous pensez devoir communiquer peuvent être déléguées à quelqu'un d'autre.
Dans ce cas, il vous suffit de déterminer quelle personne a le rôle idéal pour chaque type d'information spécifique.
Filtrer les informations, c'est aussi pouvoir les répartir à différents niveaux, pour ne pas perdre de morceaux et donner à chacun le juste poids, en chargeant une personne de les communiquer de manière appropriée.
Résumer
Le résumé est un exercice scolaire très utile.
Il aide dès le plus jeune âge à minimiser la quantité d'informations afin d'en tirer le meilleur parti, aidant l'esprit à les mémoriser et à les utiliser plus facilement.
Lorsque vous obtenez des instructions à faire directement ou que vous devez distribuer, résumer en un mot est le meilleur moyen de rendre tout plus facile à comprendre.
Il existe des outils qui peuvent être utilisés en ligne pour résumer le texte saisi dans la section spécifique. L'un d'eux s'appelle Resoomer et est destiné à aider à minimiser tout ce qui, dans un texte, n'est pas utile à sa compréhension.
Le résumé est l'un des outils de filtrage d'informations les plus puissants utilisables, tant dans la vie privée que professionnelle.
Faites la mise au point de l'objectif
Quel est le but ultime de la communication ?
En vous concentrant sur ce que vous voulez réaliser en communiquant les informations, il devient plus facile d'atteindre l'objectif principal.
Pour filtrer efficacement l'information, il est nécessaire de conserver un certain enthousiasme lors de la communication et, en même temps, de communiquer en gardant à l'esprit l'objectif de la direction.
Séparer les émotions des informations est une technique de filtrage très efficace.
conclusion
Il est parfois difficile de transférer des informations de la direction vers d'autres équipes.
Vous pouvez ressentir de la tension et de l'anxiété en raison de la possibilité d'erreur, mais vous devez également observer attentivement les choses.
De manière générale, il est toujours bon de s'abstenir de commenter l'information ou le message à communiquer, en se limitant à trouver le meilleur moyen et le meilleur moment pour communiquer.
